Op naar het nieuwe werken

Deel 2: Hoe optimaliseren we onze hybride werkplek(ken) voor maximaal welzijn?

 

We hopen van harte dat onze tips in deel 1 van ons New Way of Working-dossier (NWOW) zoveel mogelijk Belgische werknemers helpen om met hernieuwde veerkracht het nieuwe ‘hybride werken’ aan te vatten. In deel 2 duiken we diep in dat nieuwe werken zelf: hoe zorgen we ervoor dat die thuiswerk/kantoorwerk-combinatie het beste in iedereen naar boven haalt?

Een allereerste, enorm belangrijke, stap die erg veel werkgevers nog moeten zetten, is inzien dat hybride werken niet vanzelf zal gaan. Hier vroeg onze CEO Lode Godderis al aandacht voor in zijn opiniestuk op Knack.be. Vandaag zoomen we in op de specifieke rol die onze werkomgevingen daarbij spelen. De vraag wat we waar gaan doen en hoe we elke omgeving daarvoor optimaliseren, heeft immers een grote invloed op de prestaties en het welzijn van werknemers.

Ook communicatietechnologie wordt een belangrijk NWOW-aspect, en daar staan we in deel 3 bij stil.
Lees hier deel 3. Deel 1 rond veerkracht kun je hier lezen.


De rol van het kantoor


Eerst en vooral adviseren wij jou als werkgever om een grondig NWOW-beleid uit te werken. Een cruciaal actiepunt daarbij is bepalen welke rol beide werkplekken – kantoor en thuis – krijgen in de werking van je organisatie. En die zal voor elk bedrijf anders zijn, in functie van heel wat criteria, zoals de structuur en grootte van je onderneming, de specifieke bedrijfsactiviteit, de regionale spreiding en het type werknemers. Maar één ding hebben alle bedrijven gemeen: hybride werken beperken tot iets als ‘op maandag, woensdag en vrijdag werken we thuis en op dinsdag en donderdag zien we elkaar op kantoor’, is ruim onvoldoende.


“Het zijn de werknemers die het hybride werken gaan doen, dus betrek hen zo vroeg mogelijk bij het beleid daarrond”


Hoewel zo’n beleid een uitgebreide en bedrijfsspecifieke oefening is, begint die voor alle werkgevers wel bij dezelfde hoofdvragen. Wat gaan we precies doen wanneer we thuis en op kantoor zijn? Hoe zetten we beide omgevingen in voor maximale prestaties, sfeer en persoonlijk welzijn? Het kantoor is bijvoorbeeld de perfecte locatie om te overleggen, mekaar te inspireren en plezier te maken, terwijl we ons thuis vooral optimaal kunnen concentreren op individuele taken. En verwacht je je werknemers op dinsdag en donderdag allemáál op kantoor, of is het voor je organisatie net beter om dat te spreiden over de hele week, met de juiste mensen die telkens rond de juiste topics samenkomen? En last but not least, wat vinden je werknemers hier allemaal van? Het zijn je werknemers die het moeten doen, dus betrek hen zo vroeg mogelijk.

Als je zelf niet goed weet hoe hieraan te beginnen, kan een externe specialist je daarbij helpen. Onze werkplekstrategen vertalen je visie op het werken en de noden van je werknemers naar een ruimtelijk concept dat focust op optimaal functioneren. Zo bereik je een empowering workplace.
Neem contact op met ons voor meer informatie.


Advies bij (her)ontwerp van een activity-based werkplek nodig? Neem zeker ook een kijkje bij de WELL bouwstandaard of contacteer ons via well@idewe.be.


Omgeving instellen op beleid

Nadat we hebben uitgeklaard waarvoor we beide werkplekken willen inzetten, kunnen we bepalen hoe we ze daarvoor inrichten. Mogelijk kom je tot de conclusie dat enkele tweaks volstaan. Of misschien is een volledige make-over, naadloos afgestemd op jouw New Way of Working, vereist. Wat het verdict ook is, de volgende vuistregels zijn op zowat elk bedrijf van toepassing:

  • Sluit de inrichting aan op je eerder uitgestippelde beleid. Wordt je kantoor een ontmoetingsplek in plaats van een klassieke werkplek? Zorg dan dat er voldoende ruimtes en infrastructuur zijn om in een constructieve sfeer het beste uit die meetings te halen. Moeten bepaalde mensen op kantoor vertrouwelijke gesprek voeren? Voorzie dan voldoende plekken voor privacy. Vergeet niet om eerst de noden van de medewerkers hierover te bevragen en als uitgangspunt in te zetten voor de inrichting van de nieuwe werkplek.
     
  • Streef maximaal naar een gezonde en aangename kantooromgeving. Een aantal objectieve basisaspecten zoals luchtkwaliteit, akoestiek en lichtinval meten en optimaliseren is daarbij een absolute must. Bepaalde ontwerpstrategieën zetten werknemers aan tot het nemen van de juiste beslissingen, stimuleren hen het beste uit zichzelf te halen en verhogen het welbevinden op de werkplek. En ga je verhuizen en/of zwaar renoveren? Dan kun je overwegen om dat van bij de start in functie van een WELL Building-certificering aan te pakken. Die hypermoderne bouwstandaard bevestigt officieel dat je over een optimale werkplek beschikt, afgestemd op de noden en het welzijn van je werknemers – een enorme troef voor je employer brand. Meer daarover lees je in deze blog.
     
  • Vergeet de thuiswerkplek niet. Eerder IDEWE-onderzoek wees al uit dat meer dan de helft van de telewerkers klaagt over rug- en nekklachten. Veel organisaties hebben hier ondertussen stappen in gezet, maar stilaan is het hoog tijd om alle ergonomische gebreken finaal weg te werken. En dat gaat verder dan een goed bureau en goede stoel voorzien. Ook de nodige ergonomische hulpmiddelen om bijvoorbeeld computerschermen op juiste hoogte in te stellen zijn tegenwoordig absolute minima. Idem voor de sensibilisering en advisering van je werknemers rond lichaamshoudingen, opstelling van het beeldscherm, het toetsenbord, de muis en de bureaustoel, en lichaamsbeweging.
    Check zeker ook onze website rond telewerk.
Of je nu wel of niet gaat (ver)bouwen, of wel of niet op een WELL-certificaat mikt, IDEWE adviseert je met plezier over je inrichtings- en preventieplannen, zowel voor het kantoor als de thuiswerkplek. Contacteer ons voor meer informatie.


“Een sterk psychosociaal preventiebeleid gekoppeld aan een optimale hybride werkomgeving is de basis voor een gelukkig, gezond en performant team.”


Psychosociaal preventiebeleid


Welzijn draait natuurlijk om veel meer dan bakstenen en inrichting. Het hybride werken stelt ons eveneens voor nieuwe uitdagingen op het vlak van teamspirit en persoonlijk welzijn. Zo stelden we eerder al vast dat telewerk het pesten op het werk helaas niet heeft doen dalen en zelfs moeilijker te detecteren heeft gemaakt. Ook structureel overwerk blijft tijdens het thuiswerken vaak onder de radar. Een enorm belangrijk NWOW-aandachtspunt voor alle werkgevers, zeker nu het WHO de onthutsende gezondheidsrisico’s daarvan heeft blootgelegd (meer daarover in dit opiniestuk van Lode Godderis in De Tijd). En hoewel het hybride werken het isolatiegevoel van veel mensen kan verzachten, moeten we ook daarover blijven waken.

Maximaal welzijn vereist een holistische aanpak. Wie een sterk psychosociaal preventiebeleid koppelt aan een optimale hybride werkomgeving legt de ideale basis voor een gelukkig, gezond én performant team.


Op de hoogte blijven van de toekomstige publicaties in ons New Way of Working-dossier? Volg ons dan op social media (LinkedIn / Facebook), of schrijf je in op onze nieuwsbrief.