New Way of Working

Deel 3: hoe ICT je hybride werken stimuleert in plaats van tegenwerkt

In het nieuwe werken gaat technologie meer dan ooit een sleutelrol spelen. En wat in deel 2 voor hybride werken gold, is even waar voor IT-tools: wie het slim aanpakt, met aandacht voor werkkwaliteit en welzijn, benut het volledige potentieel. Werkgevers die daar te weinig aandacht voor hebben, lopen dan weer het risico om de zorgvuldig opgebouwde veerkracht (zie deel 1) teniet te doen.

Tools stellen ons in staat om efficiënter en kwalitatiever te werken. En daardoor maken ze ons werk ook aangenamer: want wie is er niet blij dat de klassieke Excel-sheet automatisch de hele berekening aanpast als je één cijfertje verandert? Trendy software als Teams zorgt er dan weer voor dat we makkelijk met elkaar overleggen: van thuis uit kunnen vergaderen, of een collega een chat sturen in plaats van het hele kantoor te storen met een niet zo wereldschokkende vraag.

Maar al dat goeds komt niet vanzelf. Tools kunnen werk en welzijn ook negatief beïnvloeden, met verhoogde kans op uitstroom en burn-outs als gevolg. Daarom helpen wij jou de belangrijkste valkuilen te herkennen en omzeilen.

Uiteraard gaat niks boven advies op maat van jouw organisatie en werknemers.

Contacteer ons voor meer info

Technostressoren

Een studie die IDEWE samen met de KU Leuven voerde onder 1.700 Belgen, toont aan dat technostressoren zeer reëel zijn en dat 86 procent van de werknemers die ze in hoge mate ervaren, ook een hoog risico op burn-out lopen. Hieronder sommen we een aantal typische uitspraken op van werknemers rond technostress. Het zal je opvallen hoeveel daarvan jou bekend in de oren klinken en je misschien zelfs zélf ervaart:

• “Ik heb vandaag niks kunnen afwerken, omdat chats en mails me voortdurend uit mijn concentratie halen.” (time management en werkkwaliteit gaan achteruit)
• “Altijd snel op alles reageren is erg stresserend, maar als ik dat niet doe, lijkt het misschien alsof ik niet aan het presteren ben.” (hyperconnectiviteit)
• “Collega X belt mij tien keer per dag op Teams voor dingen die totaal niet dringend zijn.” (gebrek aan communicatiehygiëne)
• “Na de werkdag zijn mijn ogen en hersenen erg vermoeid en ben ik soms zelfs fysiek helemaal op.” (overprikkeling)
• “Ik heb tool X niet onder de knie. Dat geeft mij het gevoel dat ik niet meekan.” (technocomplexiteit verlaagt zelfvertrouwen en gevoel van jobzekerheid)
• “Tool Y werkt meer tegen dan mee en dat frustreert me.” (IT-stress)
• “Ik gebruik tool Z niet, we hebben er al zoveel te gebruiken en van deze zie ik echt het nut niet.” (IT-overload)

Veel van deze problemen hebben te maken met ons ‘werkend brein’. Om goed werk af te leveren, heeft dat brein structuur en focus nodig. Tools die dat verstoren, werken eerder tegen dan vóór je organisatie.

ICT = bytes + mensen

Nu je weet waar de valkuilen liggen, helpen we je graag om ze te omzeilen. De volgende tips in acht nemen, brengt je al heel ver:

• Denk na over welke tools je wel en niet implementeert en voor wie.
• Rol nieuwe tools zoveel mogelijk gradueel uit.
• Koppel change management, inclusief opleiding aan alle grote veranderingen, toegespitst op hun rol in de organisatie en hun digitale niveau. Zo weten je werknemers hoe ze elke tool moeten gebruiken en – heel belangrijk – welk voordeel ze daaruit gaan halen.
• Geef ze een aanspreekpunt voor vragen of problemen. Afhankelijk van de tool kan dat een collega zijn of een externe helpdesk, of een combinatie.
• Sensibiliseer je werknemers over dingen die ieder voor zichzelf kan doen om overprikkeling te vermijden. Geef ze bijvoorbeeld tips rond het vermijden van schadelijke aspecten zoals lange schermtijd en bied oplossingen aan. Suggereer zeker ook de - weinig bekende - mogelijkheid om pop-ups van mailbox, chat en Google Chrome te blocken, ...
• Installeer daarnaast een organisatiebrede communicatiehygiëne op mensenmaat. Zo’n hygiëne is een set van afspraken en tips rond het juiste gebruik van communicatietools. Je kunt bijvoorbeeld expliciet vermelden dat het helemaal oké is om even niet bereikbaar te zijn. Doe dit zoveel mogelijk in dialoog met de mensen en werk zoveel mogelijk met adviezen in plaats van verboden en geboden. Zo zien ze zelf het belang in voor hun eigen welzijn en dat van hun collega’s.
• Promoot overkoepelend deconnectie om de batterijen op te laden, vooral tijdens vakantie.

Hoe kunnen je werknemers nog beter deconnecteren?
Vul de deconnectie-checklist in.

Naar de checklist

De rode draad doorheen al deze adviezen is dat technologie niet alleen over bytes gaat, maar ook over mensen. Leg je ICT-beleid dus niet uitsluitend in handen van de ICT-afdeling. Terwijl zij beslissingen nemen rond de keuze, aankoop en implementatie van de juiste tools, hoort je hr-dienst en het hele management te waken over de impact daarvan op de gezondheid en het werkplezier van je werknemers. Dat teamwerk is de sleutel tot technologie die doet wat ze moet doen: performantie en welzijn stimuleren.

Om die brug tussen ICT en hr te slaan, is de ondersteuning van een externe preventiedienst een grote meerwaarde.
Wil je meer weten over wat wij voor jou kunnen doen?

Neem contact met ons op

Dit NWOW-dossier bestaat uit 3 delen:

• Naar de homepage van het hele dossier
• Naar deel 1: hoe vinden we onze veerkracht terug na het erg moeilijke coronajaar?
• Naar deel 2: hoe pak je als werkgever het nieuwe ‘hybride’ werken slim aan?

Op de hoogte blijven van de toekomstige publicaties in ons New Way of Working-dossier? Volg ons dan op social media (LinkedIn / Facebook), of schrijf je in op onze nieuwsbrief.