Témoignage de la Ville de Roulers

Le défi de la construction et de la rénovation durables ? Mettre le travailleur au premier plan. Le but de la rénovation d’un bâtiment est en effet de bénéficier aux travailleurs. Ils sont ceux qui y travaillent tous les jours. Et si le lieu de travail est agréable, ils travaillent plus efficacement. Cela profite également à l’organisation dans son ensemble.

« En 2019, un groupe de réflexion composé de citoyens, de travailleurs, de mandataires, d’échevins et de conseillers communaux a été mis sur pied. Ils ont donné leur avis sur le premier projet de nouvel hôtel de ville. Trois mots clés en sont ressortis : durable, accessible et vert. Ces notions ont été transmises à l’équipe de conception », explique Karen Verplancke, responsable des ressources humaines à la Ville de Roulers. 

« L’objectif d’un lieu de travail durable ? Mettre le travailleur au premier plan. »

La Ville de Roulers a développé un trajet de personnes, de souhaits et d’ambitions. « Nous avons distribué des livrets à nos travailleurs, dans lesquels ils pouvaient écrire ce qu’ils considéraient comme essentiel et non essentiel pour un lieu de travail. Par exemple, certaines personnes ont indiqué qu’elles préféreraient des bureaux moins encombrés. Nous avons donc fixé comme directive qu’une pièce ne devrait pas accueillir plus de six collègues.

La ville de Roulers doit relever le défi de répartir 300 travailleurs de 19 départements sur trois étages. Pour aborder efficacement à ce processus, la Ville a organisé un exercice de réflexion entre les différents services. « Nous avons interrogé les supérieurs hiérarchiques quant à leur collaboration fréquente avec d’autres services. Et nous avons testé le fonctionnement de cette communication. Voilà comment nous avons procédé à la répartition. » 

Pendant la démolition de l’hôtel de ville, la Ville de Roulers a encouragé la participation créative du personnel. Les travailleurs ont par exemple eu la possibilité de créer des chansons, des poèmes et des graffitis sur le processus de changement. Tout le monde pouvait contribuer à faire ses adieux au bâtiment. « Nous avons placé sous le sol en béton du nouveau bâtiment une capsule temporelle contenant des objets typiques du Roulers d’aujourd'hui, ainsi qu’une liste des membres actuels du personnel et un exemplaire de notre magazine du personnel. Ainsi, lorsque l’hôtel de ville sera démoli dans 100 ans, ces objets seront retrouvés.

« Une capsule temporelle comprenant la liste du personnel et une Rodenbach se trouve sous le plancher du nouveau bâtiment. Ainsi, lorsque l’hôtel de ville sera démoli dans 100 ans, il y aura quelque chose à récupérer ».

La Ville de Roulers a organisé différents ateliers en collaboration avec IDEWE. La première session était principalement consacrée à la collecte d’informations. « Notre personnel a dû remplir un questionnaire au préalable, car nous voulions savoir comment il effectuait son travail. En effet, on ne peut pas comparer les membres du personnel qui sont constamment assis devant leur ordinateur avec les membres du personnel politique qui ont des réunions régulières, par exemple. Il importait donc pour nous de savoir de quelle infrastructure ils avaient besoin, en fonction du profil de ce département ».

Au cours du deuxième atelier, chaque département s’est vu attribuer un étage dans le nouveau bâtiment. Ils ont également eu l’occasion d’aménager leur espace de travail sur la base d’un catalogue. L’équipe de projet a ensuite vérifié que ce qui avait été écrit correspondait bien aux besoins des travailleurs. Dans le troisième atelier, ils ont pu choisir parmi plusieurs scénarios basés sur leurs suggestions. « Nous avons transmis les informations obtenues lors des ateliers à l’équipe de conception. Celle-ci travaillera sur la base de ces informations. Par exemple, les passages de câbles sortent du sol à l’endroit où les bureaux sont dessinés. Cela semble évident, mais ce sont des informations nécessaires. »

Il y aura en outre un quatrième atelier qui se tiendra quelques mois après l’emménagement des travailleurs dans leur nouveau bureau. « Au cours de cette séance, nous discuterons des points positifs et des points d’amélioration. En effet, des problèmes peuvent toujours survenir au démarrage. »

Le lieu de travail de l’avenir doit se prêter parfaitement au travail basé sur l'activité. Il doit être adapté à et par chaque équipe. Ce principe suppose que des personnes différentes effectuent des activités différentes au cours de leur travail quotidien. Elles ont donc des besoins différents en matière d’environnement de travail. Chaque zone doit être conçue de manière à ce que les personnes puissent y fonctionner de manière optimale, conformément à l’objectif de la zone.

« En développant un environnement basé sur ce principe, vous créez non seulement un espace adapté au travail, mais aussi une culture de connexions, d’inspiration, de confiance et d’autonomie. « Nous pouvons ainsi prévoir un environnement de travail adapté aux activités et aux tâches de chaque équipe. » Pourquoi croyons-nous fermement à son succès ? Les décideurs et l’équipe des supérieurs hiérarchiques s'engagent à 100 % dans cette méthode de travail. Sans leur soutien, cela aurait été impossible. En conclusion, de sincères remerciements s’imposent. »

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