Klokkenluiders voortaan beschermd in organisaties vanaf 50 werknemers
Expert Hilde De Man
Preventieadviseur psychosociale aspecten
Wat is het verschil tussen de beheerder van klokkenluidersmeldingen, een vertrouwenspersoon en een preventieadviseur?
Door nieuwe wetgeving zijn private organisaties met minimum 50 werknemers vanaf 17 december verplicht om meldingskanalen te voorzien, zodat inbreuken op bepaalde wetgeving kan gemeld en behandeld worden. De regeling moet ineens ook een doeltreffende bescherming bieden aan de ‘klokkenluiders’. Wie zijn de beheerders van klokkenluidersmeldingen, en wat is het verschil met vertrouwenspersonen en preventieadviseurs?
Wanneer iemand mistoestanden aan het licht brengt die hij of zij heeft vastgesteld in een organisatie waarvan hij of zij deel uitmaakt of deel heeft uitgemaakt, dan spreken we van een klokkenluider. De klokkenluider kan (ex-)werknemer zijn, sollicitant, vrijwilliger, stagiair of een zelfstandige die aan de slag was in een onderneming. Ook aandeelhouders, bestuurders en werknemers die vallen onder het toezicht en de leiding van (onder)aannemers en leveranciers kunnen die rol opnemen.
De klokkenluidersregeling heeft een ander toepassingsgebied dan de welzijnswet beoogt. Daarom neemt de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur psychosociale aspecten hierin geen enkele rol op, tenzij om de persoon in kwestie door te verwijzen naar de juiste kanalen.
Over welke inbreuken gaat het?
Een klokkenluider geniet enkel bescherming indien hij of zij een inbreuk op een van volgende wetgevingen meldt. Het gaat over een minimumlijst, als organisatie kan je zelf nog thema’s toevoegen:
- overheidsopdrachten;
- financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
- productveiligheid en productconformiteit;
- veiligheid van het vervoer;
- bescherming van het milieu;
- stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
- veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
- volksgezondheid;
- consumentenbescherming;
- bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
- bestrijding van belastingfraude;
- sociale fraudebestrijding;
- de financiële belangen van de Europese Unie;
- inbreuken in verband met de Europese interne markt.
Hoezo bescherming?
Wanneer een klokkenluider een inbreuk op regelgeving meldt, moet hij beschermd worden tegen represailles zoals: ontslag, schorsing, degradatie, weigering van promotie, pesterijen of uitsluiting, discriminatie of nadelige behandeling, vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor levering van goederen of diensten. De beschermingsmaatregelen kunnen ook gelden voor al zij die verbonden zijn met de melders (zoals: collega’s of familieleden of personen die de melder bijstaan) en op hun beurt op het werk het slachtoffer kunnen worden van represailles.
Hoe verloopt de melding?
De wet legt organisaties op om meldingskanalen te installeren die de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en de onpartijdige opvolging van een melding garanderen.
Organisaties met minstens 50 werknemers moeten, na overleg met de sociale partners, een intern meldingssysteem opzettenen een register bijhouden van elke ontvangen melding. Het meldingskanaal zal moeten voldoen aan verschillende vereisten (onder meer inzake beveiliging, geheimhouding, informatie, zorgvuldigheid en onpartijdigheid) en procedurele voorschriften.
Klokkenluiders moeten hun bezorgdheid schriftelijk (online, per post, enz.) of mondeling (bv. telefonisch of persoonlijk) kenbaar kunnen maken, via een intern of een extern uitbesteed systeem.
De meldingsbeheerder gaat dan na of intern onderzoek mogelijk en noodzakelijk is en of daar een interne of externe instantie moet bij betrokken worden, zodat de eventuele inbreuk ook gecorrigeerd kan worden. Op voorwaarde dat de identiteit van de klokkenluider beschermd blijft, kan hij bijvoorbeeld de interne preventieadviseur of vertrouwenspersoon, de externe preventiedienst en bij strafbare feiten ook de politie verwittigen.
Wie beheert de meldingen van klokkenluiders?
Ondernemingen moeten een onpartijdige persoon of afdeling aanwijzen die bevoegd is voor de opvolging van de meldingen. Dat zou in principe de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur kunnen zijn maar we raden dat af omdat de rol van meldingsbeheerder dan in conflict kan komen met de neutraliteit en onafhankelijkheid of het beroepsgeheim van de interne preventieadviseur of vertrouwenspersoon. De meldingsbeheerder is immers verplicht om in bepaalde situaties actie te ondernemen, terwijl een vertrouwenspersoon enkel actie mag ondernemen na bespreking en mits toestemming van de verzoeker.
De klokkenluidersrichtlijn gaat bovendien over thema’s die niet noodzakelijk binnen de bevoegdheid vallen van de interne preventieadviseur, de vertrouwenspersoon of IDEWE als externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Indien de melding niet past binnen het kader van gezondheid, veiligheid en psychosociaal welzijn kunnen interne preventieadviseurs en vertrouwenspersonen klokkenluiders dus beter doorverwijzen naar het officiële meldingskanaal waar de organisatie wel voor gekozen heeft. Het is als organisatie zeer belangrijk om hierover duidelijk te communiceren. Zowel naar de eigen werknemers maar ook aan externe partners in je ecosysteem.
Wat is de rol van de preventieadviseur?
De preventieadviseur helpt de werkgever bij het bevorderen van het welzijn van de werknemers op het werk. Elke werkgever die minstens één werknemer in dienst heeft, is verplicht om een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk op te richten. Binnen die dienst worden dan één of meerdere werknemers als preventieadviseur aangesteld. In bedrijven met minder dan 20 werknemers mag de werkgever zelf die rol opnemen.
Er zijn verschillende soorten preventieadviseurs.
Interne preventieadviseurs staan op de payroll van een organisatie en nemen als personeelslid wettelijk omschreven taken op, bijvoorbeeld als lid van het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW).
De externe preventieadviseur werkt voor een externe dienst zoals IDEWE en wordt geraadpleegd door bedrijven die geen interne preventieadviseur hebben of die gespecialiseerde ondersteuning nodig hebben bij het uitvoeren van hun preventiebeleid. Bijvoorbeeld inzake arbeidsgeneeskunde, psychosociale aspecten of machineveiligheid.
Wat is de rol van een vertrouwenspersoon?
Het aanwijzen van een vertrouwenspersoon is een belangrijke stap in het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving. Een vertrouwenspersoon werkt onafhankelijk van de werkgever en kan in vertrouwen werknemers helpen bij het oplossen van psychosociale problemen, zoals stress, conflicten, pesten, geweld en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Werkgevers die 50 of meer werknemers tewerkstellen zijn verplicht om een vertrouwenspersoon aan te duiden. Ook in andere bedrijven raden we de aanstelling echter sterk aan.
Lees meer over de rol van de vertrouwenspersoon.
Lees meer over de opleidingen vertrouwenspersoon en preventieadviseur.