Klantengetuigenis Stad Roeselare

De uitdaging bij duurzaam bouwen en verbouwen? De medewerker centraal plaatsen. Want uiteindelijk wil je het gebouw beter maken voor de werknemers. Het zijn zij die er dagelijks aan de slag gaan. En is het aangenaam werken op de werkplek? Dan werken werknemers vlotter. Daar doet ook de organisatie in een klap haar voordeel mee.

“In 2019 werd een klankbordgroep opgericht met burgers, medewerkers, mandatarissen, schepenen en gemeenteraadsleden. Zij gaven input over het eerste ontwerp van het nieuwe stadhuis. Hieruit zijn drie kernwoorden naar voor gekomen: duurzaam, toegankelijk en groen. Deze woorden werden meegegeven aan het ontwerpteam”, vertelt Karen Verplancke, HR-verantwoordelijke bij Stad Roeselare. 

"De kern van een duurzame werkplek? De medewerker centraal plaatsen."

Stad Roeselare ontwikkelde een traject van mensen, wensen en ambities. “We hebben boekjes uitgedeeld aan onze medewerkers, waarin ze konden opschrijven wat ze wel en niet essentieel vinden voor een werkplek. Sommige mensen gaven bijvoorbeeld aan dat ze liever minder drukke kantoorruimtes zouden hebben. Daarom stelden we als richtlijn dat een ruimte niet meer dan zes collega’s mag huisvesten.

Stad Roeselare staat voor de uitdaging om 300 medewerkers van 19 diensten over drie verdiepingen te verdelen. Om dit proces efficiënt aan te pakken, organiseerde de stad een denkopdracht bij de verschillende diensten. “We interviewden leidinggevenden over hun frequente samenwerking met andere diensten. En toetsten af hoe die communicatie verliep. Op die manier maakten we de verdeling.” 

Bij de sloop van het stadhuis stimuleerde Stad Roeselare de creatieve betrokkenheid van het personeel. Medewerkers mochten bijvoorbeeld liedjes, gedichten en graffiti maken over het veranderingsproces. Iedereen met een idee kon bijdragen aan het afscheid van het gebouw. “We plaatsten onder de betonvloer van de nieuwbouw een tijdscapsule met items die het Roeselare van nu typeren, maar ook een lijst met de huidige personeelsleden en een kopie van ons personeelsmagazine. Dus als het stadhuis over 100 jaar wordt afgebroken, vinden ze deze artefacten terug.”

"Onder de vloer van de nieuwbouw ligt een tijdscapsule met onder andere de personeelslijst en een Rodenbach. Bij de afbraak van het stadhuis over 100 jaar valt er dus wat te rapen."

In samenwerking met IDEWE organiseerde Stad Roeselare verschillende workshops. In de eerste sessie ging het voornamelijk om informatie verzamelen. “Onze medewerkers moesten vooraf een vragenlijst invullen, omdat we wilden weten hoe ze hun werk uitvoeren. Want je kan personeelsleden die voortdurend achter hun computer zitten bijvoorbeeld niet vergelijken met beleidsmedewerkers die regelmatig vergaderen. Dus voor ons was het belangrijk om te weten welke infrastractuur ze nodig hadden, afhankelijk van het profiel binnen die afdeling.”

Tijdens de tweede workshop kreeg elke dienst een verdieping toegewezen binnen het nieuwe gebouw. Ze kregen ook de mogelijkheid om hun werkplek in te richten op basis van een catalogus. Nadien ging het projectteam na of wat er was opgeschreven, daadwerkelijk voldeed aan de behoeften van de medewerkers. En in de derde workshop konden ze kiezen uit een aantal scenario’s op basis van hun insteken. “We hebben de info die we uit de workshops haalden aan het ontwerpteam meegegeven. En zij gaan met deze input aan de slag. Bijvoorbeeld, de kabelgoten komen uit de grond op de locaties waar de bureaus getekend zijn. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar die info heb je wel nodig.”

En er is nog een vierde workshop. Die vindt plaats enkele maanden nadat de medewerkers zijn ingetrokken in het nieuwe kantoor. “Tijdens deze sessie bespreken we wat goed gaat en wat er beter kan. Want in het begin kunnen er nog heel wat kinderziektes zijn.”

De toekomstige werkplek moet zich perfect lenen tot activity based work. Afgestemd op en door elke dienst. Dat principe gaat ervan uit dat verschillende mensen diverse activiteiten verrichten tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. En dus ook allerlei behoeftes hebben op het gebied van werkomgeving. Elke zone moet zo ingericht worden dat mensen er optimaal kunnen functioneren volgens het doel van de zone.

“Door een omgeving te ontwikkelen die op dat principe is gebaseerd, creëer je niet alleen een ruimte die past bij de werkzaamheden. Maar ook een cultuur van connecties, inspiratie, vertrouwen en autonomie. Dat laat toe om een werkomgeving te voorzien op maat van de activiteiten en taken van elke dienst. Waarom geloven we sterk in het succes hiervan? De beleidsmakers en het managementteam zetten zich 100% achter deze manier van werken. Zonder hun steun zou dit onmogelijk zijn geweest. Om af te sluiten: een welgemeende dankjewel is hier zeker op zijn plaats.”

Hoe gezond is jouw gebouw? Doe de test en ontdek de 11 concepten van de WELL Building Standard.

IDEWE begeleidt je in vijf stappen naar een WELL-certificaat. Contacteer jouw regionale IDEWE-kantoor en vraag je ondersteuning aan.