Collaborer et garder son autonomie dans MS Teams

Contrairement à WhatsApp, par exemple, c’est généralement l’organisation elle-même qui décide de faire de Teams le canal de communication interne officiel. Il est donc logique d’y associer des directives. Sans dispositions concrètes, Teams peut en effet devenir un labyrinthe et les notifications peuvent monopoliser l’attention. 

Il n’existe peut-être pas encore de guide d’entreprise sur l’utilisation de Teams, mais rien n’empêche une équipe de conclure ses propres accords et d’inspirer d’autres groupes d’utilisateurs. Nous vous donnons d’ores et déjà quelques suggestions pour l’élaboration de ces directives.

• À quoi sert Teams ? L’utilisation de Teams est souvent une décision de l’organisation visant à rationaliser et à centraliser les informations et la communication interne. Cela signifie que l’e-mail ne sera plus utilisé que pour la communication avec les partenaires externes. Pour les messages pour lesquels l’expéditeur attend une réponse immédiate, le téléphone restera le canal approprié.
• Quels sont les environnements Teams pertinents ? Selon les paramètres, un nombre infini d’équipes et de canaux peut être créé. Pour éviter toute confusion, il est conseillé de vérifier d’abord si une équipe ou un canal répondant aux besoins du nouveau projet a déjà été créé(e).
• Donnez un nom clair à chaque environnement Teams. Vous pouvez rédiger une fiche avec des directives à ce sujet, par exemple des abréviations distinctes pour les groupes de projets temporaires et les groupes permanents. 
• Créez une arborescence claire, avec des noms explicites, et convenez entre vous des emplacements de chaque information. 
• À quelle vitesse les membres d’un groupe Teams sont-ils censés lire les messages ? Ne vous attendez pas à ce que vos collègues vous répondent immédiatement. Pour les réponses et les messages urgents, d’autres canaux de communication sont mieux adaptés. Il est toutefois conseillé de donner une directive claire à ce sujet, telle que « dans les 48 heures » ou « chaque semaine ». 
• Convenez que les membres réagissent avec un like lorsqu’ils ont lu un message. Dans Teams, un pouce représente « lu » ou « compris ». Cela évite les messages inutiles.
• Utilisez la fonction @ pour identifier les collègues dont vous attendez une action ou une réponse spécifique.
• Respectez le statut des autres. Changez votre statut en « ne pas déranger » si vous ne voulez pas être dérangé et respectez également ce statut chez vos collègues. Il ne doit pas devenir un signal qui incite à joindre la personne par d’autres canaux. Un message dans le chat est toutefois permis, car le destinataire ne le verra que lorsque son statut sera repassé à « disponible ».

Peut-être est-il également temps d’enseigner aux membres de l’équipe les subtilités de l’outil lors d’une formation ou d’un atelier. Une meilleure connaissance de ses fonctions peut rendre son utilisation plus confortable et mieux adaptée aux besoins de chacun. En effet, les outils numériques doivent rester un moyen et non une fin en soi. Dans cette optique, il est important de surveiller l’équilibre numérique des travailleurs. IDEWE peut vous aider à cet égard.