Hybride werken na corona: wat met uw kantoorruimte?
Expert Isabelle Boets
Preventieadviseur psychosociale aspecten
Thuiswerk is een blijvertje
Hoe zet u de kantoorruimte het best in na corona? Want als de helft van uw werknemers thuis werken, wordt uw gebouw ook maar half gebruikt. Met hybride werken – een combinatie van thuiswerk en kantoorwerk – krijgt u het beste van de twee werelden. In dit artikel vertellen we hoe u dat aanpakt.
Eén ding is zeker: het werklandschap zal de komende tijd veranderen. Ondertussen hebt u wellicht al nagedacht over uw telewerkbeleid. Maar nu staat u voor de keuze. Wat doet u als de crisis voorbij is? En hoe lanceert u hybride werken in uw organisatie?
Minder kantoorbezetting door hybride werken
Biedt u uw werknemers de kans om kantoor- en thuiswerk te combineren? Dan heeft niet iedere werknemer nog een eigen bureau nodig.
Mogelijk schakelt u over op een kleinere kantoorruimte om kosten te besparen. U wilt die ruimte natuurlijk optimaal inzetten, zodat iedere werknemer een plekje heeft wanneer die ervoor kiest om op kantoor te komen werken.
Alles vertrekt van uw visie en bedrijfscultuur. Eerst en vooral hebt u een helder beeld nodig van het beleid dat u wilt voeren rond hybride werken. De volgende vragen helpen u op weg:
- Welke cultuur heerst er in uw organisatie?
- Hoe wilt u het hybride werken introduceren in uw bedrijf?
- Hoeveel dagen per week zullen uw werknemers op kantoor en thuis werken?
- Wilt u plaats behouden voor iedere werknemer of volstaat bureauruimte voor pakweg 70% van uw personeel?
- Voert u activity-based werken in zodat vergaderingen op kantoor plaatsvinden en zelfstandige taken thuis gebeuren? Of vindt u dat de sociale en psychologische behoeften van uw werknemers de bovenhand hebben en gaat u dus voor human-based werken?
- Waaraan hebben uw werknemers nood?
Onze preventieadviseurs staan u graag bij in die laatste uitdaging. Via een behoeftebepaling krijgt u een duidelijk zicht op de noden van uw mensen. Zo schat u het geschikte aantal plaatsen in uw kantoorgebouw beter in.
Reservatiesysteem brengt risico’s mee
Een reservatiesysteem is een mogelijke optie om te waarborgen dat iedere werknemer een plek heeft als die op kantoor komt werken. Uw werknemers duiden dan in een tool aan wanneer ze naar kantoor komen. Klinkt handig, maar helaas kunnen er psychosociale risico’s verbonden zijn aan zo’n systeem.
- meer druk voor werknemers – Hoe lang op voorhand kunnen werknemers reserveren? Stelt u de tool een week of een maand op voorhand open? En wat dan met mensen die terugkomen van vakantie, of maar deeltijds werken? Die ‘reservatiedruk’ kan zorgen voor onnodige stress.
- meer vervreemding – Er kunnen groepjes ontstaan die altijd samen op kantoor werken. Wie vaak op rustige momenten komt, kan ontmoedigd worden of geïsoleerd raken.
- meer administratie – Zowel voor uw werknemers als voor de beheerder van de reservatietool komt er extra regelwerk bij.
- minder vrijheid – Werknemers die het gewoon zijn om hun agenda zelf in te vullen, verliezen een deel van hun flexibiliteit en vrijheid.
Breng de behoeften rond hybride werken in kaart
U wilt dat iedereen naar kantoor kan komen wanneer ze daar behoefte aan hebben, zonder een rigide reservatiesysteem? Bepaal dan eerst hoeveel werkplaatsen u precies nodig hebt. Tijdens een behoeftebepaling bevragen onze preventieadviseurs uw werknemers om een zicht te krijgen op hun werkschema en noden.
Uw preventieadviseur psychosociale aspecten helpt u graag. Zo bent u voorbereid wanneer uw werknemers terugkeren naar kantoor en wordt hybride werken een succes.
Klaar voor een aangepast telewerkbeleid? Lees meer over telewerken.
Contacteer onze experten voor een behoeftebepaling op maat.