Dossier – ziekteverzuim en re-integratie – Deel 3
Succesvolle re-integratie – een goed intern communicatiebeleid is key
Het belang van een goed aanwezigheids- en re-integratiebeleid is vandaag niet meer te onderschatten. Maar een werknemer fysiek en mentaal klaarstomen om terug aan de slag te gaan, is maar een deel van het verhaal. Ook juiste perceptie rond re-integratie bij alle betrokken partijen heeft een grote invloed op de slaagkans van de re-integratie. Om die structureel goed te krijgen, geeft u verzuim en re-integratie best een goede plaats binnen uw bredere interne communicatiebeleid. Zo’n delicate materie gaat uiteraard gepaard met een aantal aandachtspunten, die onze specialisten Yolan De Meyer en Godewina Mylle voor u op een rijtje zetten. Ze starten met drie punten rond de aanpak van individuele cases en eindigen met twee adviezen rond een algemene doorlopende preventieve aanpak.
1. De communicatie over elke case begint al bij het uitvallen
Hoe langer het contact tussen werknemer en werkvloer verbroken blijft, hoe negatiever de perceptie bij die persoon en de collega’s, en hoe moeilijker de uiteindelijke re-integratie wordt. In deel 1 gaven we al heel wat tips over hoe u het persoonlijke contact met de werknemer behoudt, maar uiteraard is het ook belangrijk dat de uitgevallen werknemer omgekeerd niet van de radar verdwijnt. Communiceer daarover correct met alle betrokken over wat er gaande is. Op die manier toont u ook naar al uw werknemers dat u op een menselijke manier met zulke situaties omgaat en vertrekt u bij een eventuele volgende re-integratiesituatie al met een voorsprong.
2. Zoek een goed evenwicht tussen transparantie en privacy
Maar wat is dat dan, ‘correct’ communiceren? Een moeilijke vraag die niet one-size-fits-all te beantwoorden valt. We hopen alvast dat we met ons advies om zowel tijdens de afwezigheid als de re-integratie empathie te tonen, een open deur intrappen. Minder evident is echter het gevoelige evenwicht tussen transparantie en privacy te bewaren. Zeker de precieze oorzaak van het uitvallen kan erg delicate materie zijn, niet bestemd voor de grote klok. En ook het uitvallen op zich mag geen stempel worden die iemand meedraagt. Stem de frequentie en informatie dus zo af dat u toont dat de werknemer nog altijd meetelt, en respecteer altijd zijn of haar wensen hierover.
- Twijfelt u over de juiste communicatie over een specifieke case? Uw preventiedienst kan u daar zeker bij helpen.
3. Neem zoveel mogelijk onduidelijkheid over de heropstart weg
De terugkeer van een collega correct aankondigen is ook enorm belangrijk. Zeker een gedeeltelijke opstart na een lange afwezigheid kan tot verwarring en onbegrip leiden bij alle partijen en de positieve herstelcurve naar beneden halen. Maak er dus een positief verhaal van dat voldoende aandacht schenkt aan de zorg voor de medewerker én de zorg voor het werk, de collega’s, de klanten en de organisatie. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt waarom re-integratie zo belangrijk is en met welke verwachtingen die wel en niet gepaard gaat. Details zijn daarvoor niet per se nodig: met een simpele boodschap dat alle opdrachten tijdelijk via de leidinggevende moeten verlopen, vermijdt u bijvoorbeeld een waslijst aan regels en beperkingen die voor de terugkerende collega erg confronterend of stigmatiserend kan werken. Maar ook hier geldt: de ene werknemer verlangt naar maximale bescherming, de andere dopt liever de eigen boontjes. Persoonlijke en respectvolle dialoog hierover is ook hier de sleutel.
4. Uw algemene aanwezigheidsbeleid: meer dan een verzameling praktische regels
Uiteraard is communicatie over verzuim en re-integratie een overkoepelende uitdaging die verder gaat dan elke individuele case. We braken in daarom deel 1 van dit dossier al een lans voor een goed algemeen aanwezigheidsbeleid, ook wel verzuimbeleid genoemd, dat ook een preventieve rol speelt. Maar dat beleid opstellen alleen volstaat niet, want dan eindigt het gegarandeerd in een stoffige schuif. Het doel van een verzuimbeleid gaat veel verder dan een verzameling praktische richtlijnen over wat wanneer gebeurt na het uitvallen en hoort bovendien een dynamisch gegeven te zijn op basis van nieuwe inzichten en overleg. Zorg er dus ook voor dat uw algemene interne communicatie actief werkt aan awareness en begrip rond dit topic, zodat mensen weten dat uitvallen geen persoonlijke keuze is en dat gedeeltelijke werkhervatting geen privilege maar in een aantal gevallen een absolute noodzaak is. En vooral: dat een positieve, constructieve houding hierrond iedereen ten goede komt.
5. Voelsprieten omhoog
Ziekteverzuim en re-integratie behoren tot de meest delicate HR-topics. Begrip vragen voor een situatie die vaak rechtstreekse gevolgen heeft voor de actieve collega’s is een voortdurende uitdaging. We mogen ook niet blind zijn voor het feit dat de afwezigheid, of een slechts gedeeltelijke opstart, van mensen een grote impact heeft op de werkdruk. U mag uw algemene communicatie nog zo goed verzorgen, irritaties zijn nooit uit te sluiten. En als die uitgroeien tot ongenoegen en roddels…
Houd dus de vinger aan de pols en stem uw communicatie – algemeen én persoonlijk – daarop af.