Samenwerken en de autonomie bewaren in MS Teams

In tegenstelling tot bijvoorbeeld WhatsApp is het doorgaans de organisatie zelf die beslist om van Teams het officiële interne communicatiekanaal te maken. Het is dan ook logisch dat er richtlijnen aan verbonden worden. Zonder goede afspraken, kan Teams immers een doolhof worden en kunnen meldingen de aandacht blijven opeisen. 

Misschien is er nog geen corporate gids over het gebruik van Teams. Niets weerhoudt een team er dan van om zelf afspraken te maken en andere gebruikersgroepen te inspireren. We geven alvast enkele voorstellen om deze richtlijnen vorm te geven.

• Waarvoor wordt Teams gebruikt? Het gebruik van Teams is vaak een beslissing van de organisatie met als doel de informatie en de communicatie binnen de organisatie te stroomlijnen en te centraliseren. Dat houdt in dat enkel nog voor communicatie met externe partners e-mail zal gebruikt worden. Voor boodschappen waarop de zender meteen een reactie verwacht blijft de telefoon het geschikte kanaal.
• Welke Teams-omgevingen zijn relevant? Afhankelijk van de instellingen kunnen een oneindig aantal Teams en Kanalen aangemaakt worden. Om te vermijden dat het onoverzichtelijk wordt, is het aangewezen om eerst te controleren of er niet al eerder een Team of een Kanaal werd aangemaakt dat aan de behoeften van het nieuwe project voldoet.
• Geef elke Teams-omgeving een duidelijke naam. Je kunt hiervoor een fiche opstellen met richtlijnen, bv. aparte afkortingen voor tijdelijke projectgroepen en vaste groepen. 
• Creëer een heldere mappenstructuur, met sprekende namen, en spreek onderling af wat waar moet bewaard worden. 
• Hoe snel worden leden van een Teamsgroep verondersteld om boodschappen te lezen? Verwacht niet dat collega’s meteen reageren. Voor dringende antwoorden en boodschappen zijn andere communicatiekanalen beter geschikt. Het is wel aangewezen om hier een richtlijn aan te geven, zoals 'binnen de 48u' of 'wekelijks'. 
• Spreek af dat leden reageren met een like als ze een post gelezen hebben. Een duimpje staat in Teams voor ‘gelezen’ of ‘begrepen’. Het voorkomt onnodige berichten.
• Gebruik de @-functie om collega’s te taggen van wie u een specifieke actie of antwoord verwacht.
• Respecteer iemands status. Wijzig uw status naar ‘niet storen’ als u niet gestoord wil worden en respecteer dat ook bij teamgenoten. Het mag geen signaal worden om een collega op andere manieren te proberen bereiken. Een chatbericht kan wel omdat de ontvanger dit pas ziet zodra zijn/haar/hun status weer op ‘beschikbaar’ staat.

Misschien is het ook tijd om teamleden tijdens een training of workshop de finesses van de tool beter te leren kennen. Een betere kennis van de functies kan het gebruik comfortabeler maken en beter laten aansluiten op ieders behoeften. Digitale hulpmiddelen moeten immers een middel blijven en geen doel op zich. Vanuit die bezorgdheid is het belangrijk om de digitale balans van werknemers te bewaken. IDEWE kan daarbij helpen.