Stap voor stap naar de duurzame transformatie van het kantoor
Naar een activity based werkplek op korte- en lange termijn
Facilitaire beheerders hebben de voorbije maanden overwogen om kantoorruimte te sluiten, in het besef dat het in de toekomst anders zal moeten. “Het Preventief Advies bij het Ontwerp van IDEWE is een beproefde methode om uit te maken hoe dat ‘anders’ er nu precies moet uitzien. Rekening houdend met de behoeften van werkgever en alle werknemers.”
Naast het psychologisch proces dat nodig is om mensen terug vertrouwen te geven om terug te keren naar kantoor, maken facilitair beheerders ook de denkoefening over de ruimtelijke toekomst van de new way of working.
“We mogen – in sommige bedrijven is het eerder ‘moeten’ – weer naar kantoor, terwijl we door corona twee jaar lang gewoon zijn geweest om thuis te werken. Werknemers hebben de meerwaarde daarvan ervaren. Terugkeren is dus niet zo vanzelfsprekend. Zeker niet als de kantoorplek niet aangepast is aan de gewijzigde noden. Daartoe reken ik uiteraard ook de hygiënemaatregelen die nog steeds gelden om een nieuwe uitbraak van COVID-19 te vermijden, denk aan afstand houden en ventilatie. De kans is ook groot dat werknemers niet geconcentreerd kunnen werken omwille van lawaaihinder en te veel prikkels. Bovendien zal het werk ook anders moeten georganiseerd worden omdat telewerk een blijver is geworden. Vandaar dat veel werkgevers op zoek zijn naar oplossingen om over te schakelen naar activity based werkplekken. Het principe dat mensen hun werkplek kiezen op basis van de taken die ze moeten uitvoeren, zal de komende tijd standaard worden. Het kantoor wordt dan een plek die optimaal uitgerust moet zijn om te netwerken, elkaar te ontmoeten en samen te werken.”
Preventief advies bij het ontwerp
Is het voldoende om tafels en stoelen te verschuiven en op landschapskantoren enkele binnenwanden te plaatsen of te verwijderen? Of is er niet meer nood aan een grondigere analyse van wat de behoeften zijn?
“Het is sowieso geen goed idee om impulsief beslissingen te nemen, zonder dat je als werkgever de werkpleknoden aftoetst met de doelstellingen van de onderneming. Op korte termijn is het belangrijker om een grondige analyse uit te voeren, dan om effectief structurele ingrepen te doen. IDEWE kan helpen door een nodenbevraging onder de werknemers te organiseren. De bevraging verloopt digitaal en garandeert een optimale participatie van alle belanghebbenden binnen een organisatie. Een Preventief Advies bij het Ontwerp gaat in een tweede fase verder met een nodenanalyse. Die bestaat uit een waarderend onderzoek met een groep van 20 tot 30% van de werknemers. We trekken dan een dag uit om aan de hand van workshops en interviews na te gaan hoe de doelstelling en de visie van de organisatie best kan vertaald worden in de fysieke inrichting van de werkplek. Het is een zeer actieve manier om kwalitatieve input te krijgen. In een derde fase stellen we dan met al die input een programma van eisen op, waarin onder meer een ruimtebepaling en performantiedoelstellingen omschreven staan. Als de klant dat wenst kunnen we meteen ook heel concreet conceptvoorstellen doen.”
WELL en GRO
Om optimaal rekening te houden met de gezondheid en het welzijn van werknemers, kunnen werkgevers hun bouw of verbouwingsplannen best toetsen aan de WELL Building Standard. WELL houdt van bij het ontwerp met de verschillende welzijnsaspecten die op de werkplek van toepassing zijn. Ook tijdens de bouwfase en na de oplevering, tijdens de exploitatie worden de welzijnsparameters constant gemonitord en bewaakt.
“Voor gebouwen van de Vlaamse overheid is er eveneens de GRO-standaard. De GRO biedt een kader voor de realisatie van een duurzaam en circulair gebouw en focust meer op planetaire duurzaamheid. Op dezelfde manier geeft de BREEAM-standaard erkenning aan duurzame gebouwen. Vanuit IDEWE kunnen we beide echter begeleiden.”
Lees ook: